Zasady pisania dokumentów aplikacyjnych

Dokumenty aplikacyjne to zestaw materiałów, które składa się podczas ubiegania się o pracę lub praktykę. Ich treść dotyczy głównie życia zawodowego kandydata i ma na celu jak najlepszą autoprezentację przed pracodawcą.

Do podstawowych dokumentów aplikacyjnych należą:

życiorys zawodowy (Curriculum Vitae – CV), list motywacyjny, formularz aplikacyjny (np. online, w systemie pracodawcy).

Dokumenty aplikacyjne pełnią funkcję rozbudowanej „wizytówki” kandydata – to na ich podstawie pracodawca dokonuje wstępnej selekcji.

W niniejszej sekcji znajdują się:

• wskazówki dotyczące pisania CV, listu motywacyjnego i formularzy,
• materiały przygotowane przez współpracujące z WSUZ agencje rekrutacyjne,
• wzory dokumentów aplikacyjnych,
• baza linków do kreatorów CV,
• poradniki dotyczące rozmowy kwalifikacyjnej.

Biuro Karier WSUZ świadczy również bezpłatne konsultacje CV i listów motywacyjnych – studenci i absolwenci mogą przesyłać dokumenty do sprawdzenia na adres: biurokarier@wsuz.edu.pl.

—

Najważniejsze zasady tworzenia dokumentów aplikacyjnych

1. Zasada zwięzłości (streszczalności)

Im mniej zbędnych słów, tym większa wartość dokumentu.

unikaj „lania wody” i długich opisów,

informacje podawaj hasłowo, w punktach,

unikaj rozbudowanych, nieczytelnych akapitów.

2. Zasada wiarygodności

Podawaj wyłącznie informacje zgodne z prawdą, które jesteś w stanie udokumentować.

Aspekty, które są najczęściej podkoloryzowane to: poziom znajomości języków obcych, obsługa komputera, zakres obowiązków na poprzednich stanowiskach, czy też okres zatrudnienia.

Kłamstwa szybko wychodzą na jaw – mogą zdyskwalifikować kandydata lub stworzyć niezręczną sytuację podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

3. Zasada spójności

Wszystkie dokumenty (CV, list motywacyjny, formularz) powinny się uzupełniać, a nie sobie przeczyć. Jeśli w liście motywacyjnym rozwijasz jakiś wątek (np. doświadczenie z osobami starszymi), powinien on mieć odzwierciedlenie w CV, a treść dokumentów powinna być powiązana z wymaganiami z ogłoszenia.

4. Zasada przejrzystej struktury

stosuj prosty, zrozumiały, ale nie potoczny język, używaj standardowej czcionki (np. 11–12 pkt), unikaj wielu kolorów, nadmiaru pogrubień i ozdobników, dbaj o logiczny układ sekcji (dane, wykształcenie, doświadczenie itd.).

5. Zasada unikatowości

dostosowuj CV i list motywacyjny do konkretnej oferty, eksponuj te doświadczenia i umiejętności, które są kluczowe na dane stanowisko, pisz samodzielnie, gdyż kopiowanie wzorów z internetu jest łatwo rozpoznawalne.

6. Styl i język

Warto używać czasowników, które pokazują aktywność, np.: „zorganizowałem”, „wdrożyłam”, „koordynowałam”, „usprawniłem”, „współtworzyłam”, „prowadziłam”, „zwiększyłem”, „opracowałam”.

Unikaj ogólników typu: „znam”, „mam doświadczenie”, „uczyłem się”, „zapoznałam się”.

—

Życiorys zawodowy (Curriculum Vitae – CV)

Życiorys zawodowy to uporządkowany sposób prezentowania informacji o sobie. Powinien: podkreślać profil zawodowy, eksponować najważniejsze doświadczenia i umiejętności, być jasny i czytelny dla osoby rekrutującej. Dobre CV nie gwarantuje jeszcze zatrudnienia, ale zwiększa szansę na zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.

Najpopularniejsze rodzaje CV

1. CV chronologiczne

Najczęściej stosowane. Wykształcenie i doświadczenie podajemy w odwróconym porządku chronologicznym (od najnowszego). Dobre dla osób, których doświadczenie jest spójne z kierunkiem wykształcenia.

2. CV funkcjonalne

Podkreśla umiejętności i kompetencje zamiast chronologii miejsc pracy. Dobre przy przerwach w zatrudnieniu, zmianach branż, pracy projektowej.

3. CV alternatywne

Ma formę listu skierowanego do konkretnego pracodawcy, zamiast klasycznego CV. Wyjaśnia zainteresowania zawodowe, preferowane stanowisko, kierunki rozwoju.

4. CV europejskie (Europass)

Ujednolicony wzór stosowany w krajach Unii Europejskiej. Wzór dostępny online (np. w serwisie Europass).

—

Najczęściej popełniane błędy w CV:

1. brak informacji o zakresie obowiązków na poprzednich stanowiskach,

2. podawanie informacji nieistotnych z punktu widzenia ogłoszenia,

3. brak dat (miesiąc/rok) rozpoczęcia i zakończenia pracy,

4. niejasne przerwy w zatrudnieniu,

5. „koloryzowanie” doświadczenia zawodowego, przypisywanie sobie umiejętności, których się nie posiada.

6. sformułowania typu „angielski – słaby” (lepiej: „podstawowy”),

7. błędy ortograficzne, literówki, chaotyczny układ,

8. podawanie wysokości dotychczasowych zarobków,

9. dołączanie kopii wszystkich dyplomów i świadectw na etapie wstępnym (wystarczy wzmianka w CV; dokumenty okazuje się na późniejszym etapie).

—

Praktyczne wskazówki do CV

Myśl w kategoriach:

a. finansowych – jeżeli Twoje działania przyniosły oszczędności lub zysk (np. usprawnienie organizacji pracy), zaznacz to;

b. czasu – firmy cenią osoby, które potrafią usprawniać procesy, dotrzymywać terminów;

c. skali – jeżeli pracowałeś z dużą liczbą pacjentów, zespołem, projektem, warto podać liczby (np. „opieka nad 20 pacjentami w oddziale geriatrycznym”).

Pamiętaj, że CV:

jest Twoją wizytówką, musi przedstawiać Cię w możliwie najlepszym świetle, jest jedyną częścią procesu rekrutacyjnego, nad którą masz pełną kontrolę.

—

Klauzula RODO w CV

Niezbędnym elementem CV jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Przykładowa klauzula:

> „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [pełna nazwa firmy] dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).”

Pamiętaj, aby:

a. wpisać pełną nazwę firmy,

b. nie powoływać się na uchylone już przepisy (np. ustawę z 1997 r. o ochronie danych osobowych).

—

Zdjęcie w CV – podstawowe zasady

Zdjęcie w CV nie jest obowiązkowe, ale jeśli je dodajesz warto pamiętać o podstawowych zasadach związanych z profilem na zdjęciu, :

a. zadbaj o strój wizytowy (koszula, marynarka, sukienka, garsonka),

b. tło powinno być spokojne i jednolite,

c. zdjęcie powinno obejmować twarz i kawałek ramion,

d. unikaj zdjęć całej sylwetki, selfie, zdjęć z wakacji, z innymi osobami,

e. nie przesadzaj z retuszem i filtrami,

f. rozmiar pliku nie powinien być zbyt duży.

Zdjęcie najlepiej umieścić w górnym rogu (prawym lub lewym), obok danych kontaktowych.

—

Wzór Curriculum Vitae (struktura)

DANE OSOBOWE

imię i nazwisko

data urodzenia / wiek

adres zamieszkania

numer telefonu

adres e-mail

WYKSZTAŁCENIE

(od najnowszego)

[rok–rok] – pełna nazwa szkoły / uczelni, kierunek, tytuł

DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE

(od najnowszego)

[miesiąc/rok – miesiąc/rok] – nazwa i siedziba pracodawcy, stanowisko, krótki opis obowiązków

KURSY I SZKOLENIA

rok, czas trwania – temat szkolenia, nazwa instytucji

UMIEJĘTNOŚCI DODATKOWE

znajomość języków obcych – poziom,

znajomość obsługi komputera – programy,

prawo jazdy – kategoria itd.

ZAINTERESOWANIA

konkretne, autentyczne zainteresowania (unikaj ogólników typu: „muzyka, sport, książki”).

REFERENCJE

„Dostępne na życzenie pracodawcy” (lub konkretne dane osoby udzielającej referencji, po uzyskaniu jej zgody).

Klauzula RODO – jak wyżej.

Wzór CV jest dostępny pod linkiem.

Zapraszamy także do  do zapoznania się z poradnikami zawodowymi dotyczącymi zasad poprawnego pisania dokumentów aplikacyjnych w tym CV, udostępnionymi przez firmę LiveCareer:

Darmowy kreator CV [+ bez logowania]: zalety, wady i funkcje

List motywacyjny (wzór doc) do pobrania i 8 szablonów w Word

Praca dla studenta [też zdalna]: gdzie szukać ofert online?

CV po angielsku: wzór i porady, jak napisać [+ kreator]

Kreatory CV – przykładowe narzędzia online

Jeżeli nie czujesz się pewnie w tworzeniu CV „od zera” w Wordzie, możesz skorzystać z kreatorów CV. Oferują one: gotowe szablony graficzne, podział na sekcje, często również szablony listów motywacyjnych.

Większość narzędzi ma wersje darmowe z ograniczoną funkcjonalnością. Przykładowe kreatory:

1. LiveCareer – https://www.livecareer.pl/kreator-cv
2. CV do pracy https://cvdopracy.pl/
3. Interview me https://interviewme.pl/
4. Oto kariera https://otokariera.pl/
5. CV Easy https://cveasy.pl/
6. CV5 https://cv5.pl/
7. Szybkie CV https://szybkiecv.pl/
8. CV Design Mobi https://cvdesign.mobi/
9. CV Kreator https://cv-kreator.pl/
10. CV Easy https://cveasy.pl/
11. Aplikuj.pl https://www.aplikuj.pl/cv/

—

List motywacyjny

List motywacyjny wyjaśnia:

a. dlaczego ubiegasz się o dane stanowisko,

b. dlaczego uważasz, że jesteś właściwą osobą,

c. jakie elementy twojego doświadczenia są szczególnie ważne dla tej oferty.

To dokument:

indywidualny – powinien być dopasowany do konkretnej firmy,

uzupełniający – rozwija wątki z CV, a nie je powtarza.

Forma listu motywacyjnego:

maksymalnie 1 strona A4,

czcionka 11–12,

przejrzyste akapity,

bez błędów językowych,

na końcu własnoręczny (przy wydruku) lub elektroniczny podpis.

Skuteczny list motywacyjny powinien być:

bezpośredni – zwięzły, zachęcający do rozmowy,

konkretny – pokazujący jasne powody ubiegania się o pracę,

uprzejmy i profesjonalny,

zwięzły – bez nadmiaru nieistotnych szczegółów,

atrakcyjny stylistycznie, ale nie „nadęty”.

Najczęstsze błędy w listach motywacyjnych

błędy ortograficzne, stylistyczne, interpunkcyjne,

powtarzanie treści z CV,

korzystanie z gotowych, niezmienionych szablonów z internetu,

zbyt ogólnikowe sformułowania,

zbyt długi tekst,

brak odniesienia do konkretnej oferty i firmy.

Wzór struktury listu motywacyjnego jest dostępny pod linkiem.

—

Formularz aplikacyjny

Coraz częściej pracodawcy (szczególnie duże firmy i szpitale) stosują formularze aplikacyjne online.

Zalety: ujednolicony sposób zbierania informacji o kandydatach, łatwiejsze porównanie kandydatów, szybsza analiza aplikacji.

Dla kandydata oznacza to: konieczność precyzyjnego odpowiadania na pytania, mniejsze pole do „ukrywania” lub „omijania” pewnych tematów, często brak potrzeby przesyłania „rozbudowanego” CV graficznego.

Przed wypełnieniem formularza:

1. Dokładnie przeczytaj instrukcję.

2. Jeśli to możliwe, wypełnij formularz testowo „na brudno”, a dopiero potem wersję ostateczną.

3. Zwróć szczególną uwagę na pola dotyczące wykształcenia, doświadczenia, znajomości języków, dyspozycyjności.

4. Pytania otwarte traktuj poważnie – to tam możesz pokazać swoją motywację i sposób myślenia.

5. Wypełnij wszystkie obowiązkowe pola.

6. Jeśli formularz jest dwujęzyczny, staraj się wypełnić go poprawnie w obu wersjach.

7. Dołącz zdjęcie, jeżeli jest wymagane.

8. Pamiętaj o wypełnieniu wszystkich punktów/ rubryk w formularzu rekrutacyjnym i udzielaniu odpowiedzi adekwatnych do zadawanych pytań.

Zapraszamy także do zapoznania się z darmowymi materiałami udostępnionymi dla studentów WSUZ przez portal https://interviewme.pl/

1) Polskie CV pod lupą – analiza blisko 50 tys. dokumentów

2) CV bez doświadczenia

3) List Motywacyjny

Rozmowa kwalifikacyjna

Rozmowa kwalifikacyjna albo z języka angielskiego interview jest następnym etapem w procesie rekrutacji w procesie selekcji kandydatów. Rozmowa rekrutacyjna oznacza, że Twoje CV spodobało się pracodawcy i chciałby z Tobą nawiązać bezpośredni kontakt w kwestii Twojej aplikacji się o zatrudnienie na tym stanowisku pracy. Osoba przeprowadzająca rozmowę- rekruter albo osobiście pracodawca- poprzez dobór odpowiednich pytań zdobywa informacje o kandydacie, weryfikuje jego doświadczenie zawodowe, przygotowanie merytoryczne, cechy osobowości i motywację do podjęcia pracy. Dla kandydata rozmowa rekrutacyjna stanowi okazję, aby dowiedzieć się więcej detali o firmie i stanowisku, o które się ubiega.

Zaproszenie Twojej osoby na rozmowę oznacza, że potencjalny pracodawca podjął decyzję o dalszym sprawdzeniu twoich predyspozycji na bezpośrednim spotkaniu. Możliwe też, że w dużym zakresie spełniasz zatem wymagania firmy wobec kandydatów na to wakujące stanowisko pracy. Podczas spotkania rekruter poszukuje informacje, potwierdzające Twoje przygotowanie do objęcie tego stanowiska pracy. Bądź pewien, że z pewnością nie jesteś jedyną osobą, z którą prowadzone są rozmowy. Warto zadbać o to, aby zrobić dobre wrażenie i zaprezentować się bardzo dobrze oraz w sposób pewny, przekonujący i wiarygodny omówić swoje doświadczenie zawodowe i zdobyte kwalifikacje.

O firmie:

Ważne jest przygotowanie merytoryczne do rozmowy kwalifikacyjnej. Warto bowiem uzyskać jak najwięcej informacji o firmie, która poszukuje osoby na wolne stanowisko. Warto odwiedzić stronę internetową pracodawcy, poznać jego działalności oraz dowiedzieć się, jaką ma pozycję na rynku. Warto również poczytać o ścieżce kariery i rozwoju w firmie, aby  być świadomym jakie masz możliwości rozwoju, awansu, czego możesz oczekiwać i czy to, co oferuje firma, pokrywa się z Twoimi oczekiwaniami wobec przyszłej pracy. Warto zwrócić uwagę na zakładki na stronie internetowej pracodawcy poświęcone rekrutacji takie „pracuj u nas”, „rekrutacja itp.”.

Warto usystematyzować wiedzę o swoim doświadczeniu, kwalifikacjach, szkoleniach, oraz odpowiedzieć sobie na pytanie dlaczego one będą przydatne na danym stanowisku. Część z tych informacji zawartych jest już w CV i w liście motywacyjnym. Warto się teraz zastanowić nad takimi zagadnieniami, jak: mocne i słabe strony, przeanalizowanie sukcesów, odniesionych na polu zawodowym, przypomnienie sobie sytuacji trudnych, problematycznych, które udało się z sukcesem rozwiązać.

Warto jest przeanalizować swoje wymagania stawiane kandydatom na dane stanowisko i zastanowić się, jakie wątpliwości mogą pojawić się u potencjalnego pracodawcy. Jeżeli nie spełnia się tych oczekiwań, warto zastanowić się, jakie inne aspekty doświadczenia mogą zrekompensować te braki Warto pamiętać, że znajomość języków innych niż angielski jest także mocno premiowana. Oczywiście naturalnym jest to, że CV jest CV nierówne- dokumenty aplikacyjne tworzone przez absolwentów i osób wchodzących na rynek pracy jest mniej rozbudowane i skromniejsze niż osób mających doświadczenie zawodowe. To nie znaczy, ze CV ma być krótkie. W przypadku skromnego doświadczenia zawodowego, warto pomyśleć o przydatnych szkoleniach i kursach, praktykach i  pracach wakacyjnych itp.

Rozmowa kwalifikacyjna (interview) jest kolejnym etapem selekcji po analizie dokumentów.

Dla pracodawcy to okazja, aby: zweryfikować informacje z CV, ocenić Twoją motywację, sprawdzić kompetencje miękkie (np. komunikację, odporność na stres). Dla kandydata to możliwość poznania szczegółów dotyczących stanowiska, zweryfikowania, czy firma i zakres obowiązków Ci odpowiadają, przygotowanie do rozmowy

Przed rozmową:

1. zapoznaj się ze stroną internetową firmy,

2. sprawdź profil działalności, strukturę, lokalizację,

3. pomyśl, jak Twoje doświadczenia i kwalifikacje odpowiadają wymaganiom z ogłoszenia,

4. przeanalizuj swoje mocne strony, sukcesy, trudne sytuacje, które udało Ci się rozwiązać,

5. przygotuj pytania do pracodawcy (o zakres obowiązków, zespół, formę zatrudnienia, możliwy rozwój).

6. Pamiętaj: Twoje CV nie musi być „idealnie bogate”. Dla studentów i absolwentów ważne są także praktyki, wolontariat, prace dorywcze, czy też działalność w kołach naukowych.

—

Zachowanie podczas rozmowy- bądź punktualny/a (lepiej być 10–15 minut wcześniej), wyłącz lub wycisz telefon, odpowiadaj zwięźle i konkretnie, ale też nie przerywaj rozmówcy. Ważne jest także okazanie zainteresowania stanowiskiem i firmą. Warto zaznaczyć, że nie należy zaczynać rozmowy od kwestii finansowych z własnej inicjatywy, chyba że rekruter poruszy ten temat.

—

Testy i zadania

Podczas rekrutacji możesz zostać poproszony o:

a. wypełnienie testów psychologicznych,

b. rozwiązanie zadań sytuacyjnych,

c. krótkiej rozmowy w języku obcym,

d. zaprezentowanie umiejętności praktycznych.

To normalny element procesu – ma sprawdzić, czy deklarowane w CV kompetencje są zgodne z rzeczywistością.

—

Pytania, których pracodawca nie ma prawa zadawać

Przykłady pytań niedozwolonych: o plany macierzyńskie lub założenie rodziny, o wyznanie religijne, pochodzenie etniczne, o poglądy polityczne i przynależność partyjną, o orientację seksualną, o sytuację majątkową, kredyty, zadłużenie.

Pracodawca ma prawo pytać o: wykształcenie i kwalifikacje, doświadczenie zawodowe, umiejętności, dyspozycyjność, motywację do pracy, plany zawodowe.

Na pytania naruszające Twoją prywatność masz prawo nie odpowiadać.

—

Najczęstsze błędy kandydatów

1. Brak przygotowania (nieznajomość firmy, stanowiska, zakresu obowiązków).

2. Spóźnienie na rozmowę.

3. Negatywne wypowiadanie się o poprzednich pracodawcach.

4. Skupienie rozmowy wyłącznie na kwestiach finansowych.

5. Lekceważący ton, brak kultury osobistej.

6. Nieodpowiedni strój – zbyt swobodny lub wyzywający.

Strój powinien być:

schludny, wizytowy, dopasowany do charakteru firmy,

a. u pań – z unikaniem zbyt krótkich spódnic, dużych dekoltów, wyrazistego makijażu,

b. u panów – koszula, marynarka, zadbane obuwie.

Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z poradnikiem dotyczącym przygotowań do rozmowy kwalifikacyjnej, napisanym przez serwis internetowy Aplikuj.pl dla studentów i absolwentów WSUZ.

Rozmowa kwalifikacyjna – poradnik do przygotowań (Pobierz PDF).

Assesment Center i jego znaczenie w procesie rekrutacji

Szczególną formą rozmowy rekrutacyjnej jest Assesment Center polegający na jednoczesnym spotkaniu wszystkich kandydatów biorących udział w rekrutacji z pracodawcą i rekruterem. Podczas assesment centre kompetencje kandydatów są oceniane wielowymiarowo poprzez wypełnienie zadań indywidualnych oraz zespołowych.

Zadania indywidualne polegają między innymi na przygotowaniu prezentacji, analizy przypadku (case study), czy też symulacji danych sytuacji zawodowych, w których to kandydat odgrywa określoną rolę.

Uczestnicy mogą być też poproszeni o wypełnienie testów kompetencyjnych czy też psychologicznych. Zadania grupowe polegają na przygotowaniu zadań grupowych czy odegraniu danej sytuacji zawodowej z przypisaniem konkretnych ról uczestnikom.

Przykładowe zadania indywidualne

W ramach zadań indywidualnych kandydat może zostać poproszony o: przygotowanie krótkiej prezentacji na zadany temat, analizę przypadku (case study) i zaproponowanie rozwiązania, udział w symulacji sytuacji zawodowej, w której odgrywa określoną rolę (np. pielęgniarki oddziałowej, członka zespołu terapeutycznego).

Często pojawiają się również: testy kompetencyjne, testy psychologiczne lub osobowościowe, krótkie zadania pisemne (np. zaplanowanie działań, priorytetyzacja zadań).

Przykładowe zadania grupowe

Zadania grupowe polegają zwykle na wspólnym rozwiązaniu problemu lub opracowaniu projektu, odegraniu scenek z podziałem ról (np. zespół medyczny omawiający plan opieki nad pacjentem), dyskusji nad konkretnym zagadnieniem, podczas której oceniana jest m.in. umiejętność współpracy, komunikacji, argumentacji i słuchania innych.

W trakcie ćwiczeń kandydaci są obserwowani przez kilku asesorów, co pozwala na bardziej obiektywną ocenę ich zachowania i kompetencji.

Więcej informacji na temat Assesment Center znajdą Państwo w poradniku przygotowanym przez Jenpix GmBH „Sesje assesment center” (Pobierz PDF).

Jak przygotować się do Assessment Center?

Choć Assessment Center bywa bardziej wymagające niż klasyczna rozmowa kwalifikacyjna, dobre przygotowanie znacząco zwiększa szanse na sukces. Warto pamiętać o kilku zasadach:

✔ 1. Przypomnij sobie swoje dotychczasowe doświadczenia

Zastanów się nad sytuacjami, w których:

– współpracowałeś/aś w zespole,

– podejmowałeś/aś decyzje,

– rozwiązywałeś/aś problemy,

– radziłeś/aś sobie ze stresem.

Takie przykłady mogą pojawić się w zadaniach lub rozmowie po AC.

✔ 2. Ćwicz krótkie prezentacje

Prezentacje są częstym elementem AC. Warto przećwiczyć:

– wypowiedzi 1–3-minutowe,

– jasną strukturę: wstęp → rozwinięcie → wnioski,

– spokojne tempo mówienia.

✔ 3. Zachowaj aktywność w zadaniach grupowych

W Assessment Center nie chodzi o dominację, lecz o współpracę.

Rekruterzy oceniają m.in.:

– umiejętność słuchania innych,

– wnoszenie konstruktywnych propozycji,

– kulturę dyskusji,

– logiczne argumentowanie.

Najlepsze wrażenie robi postawa: aktywny, zaangażowany, ale nie nachalny.

✔ 4. Przygotuj się merytorycznie

Przejrzyj stronę internetową pracodawcy, poznaj jego profil i zadania.

Warto również przypomnieć sobie podstawową terminologię i zagadnienia związane ze stanowiskiem, o które się ubiegasz.

✔ 5. Zadbaj o organizację i formalności

– postaraj się być wypoczęty/a,

– przyjdź kilka minut wcześniej,

– przynieś notatnik i długopis, jeśli zaleca to organizator,

– ubierz się schludnie i adekwatnie do charakteru instytucji.